Salah satu tugas dari pencipta arsip adalah melakukan pengurangan atau sering disebut dengan penyusutan arsip. Sebuah arsip dapat dilakukan penyusutan (pengurangan) harus memenuhi syarat yaitu sudah tidak lagi memiliki nilai guna arsip, baik nilai guna primer ataupun sekunder.
Apa sih maksudnya nilai guna arsip itu sendiri? Mari kita bahas secara lengkap dan pastinya mudah dipahami supaya para Arsiparis juga mudah untuk melakukan proses penyusutan arsip dengan cepat dan mudah.
Nilai Guna Primer Arsip
Nilai guna primer pada arsip merupakan nilai guna yang muncul karena didasarkan untuk kegunaan dan kepentingan sang pencipta arsip itu sendiri (instansi atau lembaga yang mengeluarkan arsip tersebut).
1. Nilai Guna Administrasi (Administrative Value)
Nilai guna administrasi, yaitu apabila sebuah arsip digunakan untuk tujuan keperluan administrasi. Salah satu contoh yang paling banyak digunakan adalah KTP atau SKCK yang sering dipakai untuk persyaratan tes seleksi calon pegawai negeri sipil (CPNS)
2. Nilai Guna Legalitas (Legality Value)
Nilai guna legalitas merupakan sebuah arsip yang biasa digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Contoh kartu tanda mahasiswa (KTM) sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa tersebut benar mahasiswa dari universitas bersangkutan atau Kartu Perpustakaan yang digunakan untuk meminjam buku dan telah diakui atau terdaftar di perpustakaan tersebut.
