4. Menghemat Tempat Penyimpanan
Pengarsipan yang tepat sudah pasti lebih menghemat tempat penyimpanan. Ini cocok buat perusahaan/kantor yang memiliki ruang yang terbatas. Meskipun terbatas, masih tetap menyimpan file data dengan rapi dan aman.
5. Menjaga Kerahasiaan
Tidak semua data atau file bisa dilihat oleh staf atau karyawan. Ada beberapa data/file yang hanya diketahui oleh beberapa orang saja. Nah, setidaknya dengan pengarsipan, efektif untuk menyembunyikan file-file rahasia.
6. Menyelamatkan Pertanggungjawaban Tiap Periode
Tidak dapat dipungkiri jika pengarsipan memuat banyak sekali file penting yang berisi tentang pertanggungjawaban. Salah satu tujuan pengarsipan adalah menyelamatkan pertanggungjawaban, menyelamat kegiatan-kegiatan atau pelaksanaan yang telah direncanakan dan hendak direalisasikan.
Asas-Asas Kearsipan
Berikut ini penjelasan masing-masing asas dan setiap instansi bisa menerapkan salah satu dari asas yang ada.
1. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi merupakan asas yang memusatkan pada unit kerja sendiri di suatu bagian organisasi. Asas kearsipan sentralisasi menggunakan asas satu pintu untuk memudahkan dalam penelusuran arsip maupun dalam pengendaliannya. Dimana pengarsipan dilakukan secara terpusat, untuk meminimalisir terjadinya keseragaman sistem. Maksud dari pengarsipan satu pintu adalah, pengarsipan dalam tanggungjawab unit kearsipan dalam organisasi.
