Secara umum, asas kearsipan diartikan sebagai arsip yang merujuk pada suatu tempat yang akan digunakan untuk menyimpan file, berkas atau data. Dimana data/file tersebut disusun agar rapi, dan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu akan digunakan.
Tujuan Asas Kearsipan
Mungkin bagi sebagian orang memandang bahwa pengarsipan itu tidak penting. Namun dalam dunia kerja, pengarsipan sangat penting karena disanalah akan banyak hal yang bisa kita manfaatkan file dan data-datanya. Adapun tujuan kearsipan.
1. Pemeliharaan
Salah satu tujuan pengarsipan adalah memelihara file atau dokumen penting yang dimiliki oleh perusahaan/organisasi. Salah satu upaya menjaga dan mengatur secara teratur agar data tetap awet dalam waktu lama.
2. Mudah Ditemukan Saat Dilakukan Pemanggilan Informasi
Tujuan kearsipan yang tidak kalah penting adalah ketika data tersebut hendak digunakan atau di lihat, lebih mudah ditemukan. Apalagi jika pengarsipan sudah terintegrasi dengan teknologi, maka cukup tinggal memanggil informasi di pencarian komputer, maka komputer akan menunjukan dimana lokasi penyimpanannya.
3. Efektivitas Waktu
Jika perusahaan sudah banyak dan besar, pastinya ada banyak sekali file atau data yang disimpan. Meskipun file yang diarsipkan banyak, kita tidak perlu khawatir saat membutuhkannya. Karena file akan cepat ketemu, sehingga lebih efektif waktu.
