Manajemen arsip menjadi lebih sederhana ketika siklus hidup arsip ada karena menjamin bahwa semua arsip dipelihara dan dilindungi dengan benar. Lebih jauh lagi, siklus ini menguraikan kapan harus membuang atau mengarsipkan arsip tertentu sesuai dengan rencana penyimpanannya, sehingga membantu organisasi mematuhi berbagai peraturan.
Fase Utama Siklus Hidup Arsip
Siklus hidup arsip adalah proses yang dilalui arsip mulai dari pembuatan hingga pembuangan. Ini adalah sistem yang digunakan untuk mengelola catatan, sehingga mudah diakses, aman, dan dapat dibuang ketika tidak diperlukan lagi.
Siklus hidup arsip biasanya memiliki lima tahap: pembuatan, pemeliharaan, pengambilan, pembuangan, dan pengarsipan. Tahapan dalam siklus hidup mempunyai peran yang berbeda, dan masing-masing harus memenuhi tujuannya agar siklus hidup dapat berlanjut. Fase-fase berikut dijelaskan secara lebih rinci:
- Buat (Terima) – Catatan diperlukan jika Anda ingin melacaknya sendiri atau mendapatkannya dari sumber eksternal. Bisa dalam bentuk apapun, termasuk catatan kertas, formulir digital, email, laporan, dll. Pelajari praktik terbaik untuk menulis catatan dan dokumentasi .
- Gunakan (Modifikasi) – Laporan yang sering digunakan disimpan di lokasi untuk akses cepat ke catatan . Laporan lain disimpan di luar lokasi dan digunakan sesuai kebutuhan.
- Menjaga (Protect) – Tahap ini menentukan lamanya suatu dokumen harus disimpan dan dipelihara. Anda perlu memastikannya sesuai dengan aturan retensi data.
- Buang (Hancurkan) – Ketika suatu arsip telah memenuhi fungsinya, arsip tersebut akan dibuang atau diarsipkan. Anda dapat menghancurkan catatan dengan aman setelah Anda yakin tidak lagi membutuhkannya.
- Arsip (Pertahankan) – Setelah Anda menghapus dokumen yang tidak penting, Anda harus memutuskan catatan tidak aktif mana yang memiliki nilai permanen dan mengarsipkannya.
