Ada beberapa frasa yang bisa digunakan untuk menolak dengan lebih lembut. Misalnya, “Bolehkah saya minta waktu sehari untuk menghubungi kamu kembali?” atau “Aku tidak bisa saat ini, tapi aku bisa membantu di lain waktu.” Ungkapan-ungkapan tersebut membantu kita untuk tetap sopan sembari memberikan ruang untuk bernegosiasi atau mencari alternatif lain.
Juliet Funt, penulis buku "A Minute to Think", menegaskan bahwa memilih kata-kata yang tepat saat menolak permintaan orang lain dapat menjadi hal yang rumit. Terkadang, kita merasa terjebak dalam pilihan kata yang terlalu blak-blakan, bertele-tele, atau malah ragu-ragu walaupun niat kita adalah untuk menyampaikan penolakan yang tegas. Oleh karena itu, menjaga nada suara tetap tenang dan sopan sangatlah penting.
Pakar komunikasi Jessica Chen dalam bukunya "Smart, Not Loud" juga mengungkapkan pentingnya memberi alternatif. Kita bisa menawarkan waktu lain untuk bertemu atau menyarankan solusi lain untuk menyelesaikan tugas yang diinginkan. Misalnya, sebutkan waktu ketika kita memiliki lebih banyak waktu luang untuk berbagi, atau alihkan permintaan tersebut kepada orang lain yang mungkin lebih tersedia.
