Memahami Nilai Guna Arsip

Salah satu tugas dari pencipta arsip adalah melakukan pengurangan atau sering disebut dengan penyusutan arsip. Sebuah arsip dapat dilakukan penyusutan (pengurangan) harus memenuhi syarat yaitu sudah tidak lagi memiliki nilai guna arsip, baik nilai guna primer ataupun sekunder.

Apa sih maksudnya nilai guna arsip itu sendiri? Mari kita bahas secara lengkap dan pastinya mudah dipahami supaya para Arsiparis juga mudah untuk melakukan proses penyusutan arsip dengan cepat dan mudah.

Nilai Guna Primer Arsip

Nilai guna primer pada arsip merupakan nilai guna yang muncul karena didasarkan untuk kegunaan dan kepentingan sang pencipta arsip itu sendiri (instansi atau lembaga yang mengeluarkan arsip tersebut).

1. Nilai Guna Administrasi (Administrative Value)
Nilai guna administrasi, yaitu apabila sebuah arsip digunakan untuk tujuan keperluan administrasi. Salah satu contoh yang paling banyak digunakan adalah KTP atau SKCK yang sering dipakai untuk persyaratan tes seleksi calon pegawai negeri sipil (CPNS)

2. Nilai Guna Legalitas (Legality Value)
Nilai guna legalitas merupakan sebuah arsip yang biasa digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Contoh kartu tanda mahasiswa (KTM) sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa tersebut benar mahasiswa dari universitas bersangkutan atau Kartu Perpustakaan yang digunakan untuk meminjam buku dan telah diakui atau terdaftar di perpustakaan tersebut.

3. Nilai Guna Keuangan (Financial Value)
Nilai guna finansial dapat diartikan sebagai sebuah arsip memiliki nilai uang atau digunakan untuk kepentingan pengelolaan keuangan dan ini sangat mudah ditemukan karena sangat dekat dengan Kita, contohnya adalah kuitansi sebagai bukti penyerahan dan penerimaan sejumlah uang.

4. Nilai Guna Penelitian (Research Value)
Nilai guna penelitian apabila arisp digunakan untuk penelitian atau dihasilkan dari penelitian. Contoh Laporan Penelitian, skripsi, tesis, paper dan paten lain sebagainya.

5. Nilai Guna Pendidikan (Education Value)
Arsip bisa dikatakan memiliki nilai guna pendidikan apabila digunakan untuk pendidikan. Contoh buku pelajaran (buku ajar), LKS, dan Modul pembelajaran.

6. Nilai Guna Dokumentasi (Documenter Value)
Nilai guna ini disebut juga nilai guna history (sejarah). Nilai guna sejarah berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah. Contoh Naskah Proklamasi.

Nilai Guna Sekunder Arsip

Berbeda dengan nilai guna primer, nilai guna sekunder arsip lebih fokus kepada arsip yang pemanfaatnya untuk lembaga atau instansi lainya atau mungkin masyarakat umum diluar dari instansi pembuat atau pencipta arsip. Ada dua nilai guna sekunder, yaitu nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

Nilai guna pembuktian yaitu nilai arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil atau akibat dari kegiatan itu.

Nilai guna informasi yaitu arsip yang berisi informasi untuk berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi yang menciptakannya.

Jadi, poin utamanya adalah tidak ada kaitannya dengan instansi atau lembaga pencipta arsip untuk nilai guna sekunder.