Daur Hidup Arsip / Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan Arsip meliputi kegiatan:

1. Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, dilakukan melalui tahapan:

a. Penyeleksian Arsip Inaktif;

b. Penataan Arsip Inaktif; dan

c. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif.

 

2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dilakukan melalui tahapan:

a. Pembentukan Panitia Penilai Arsip;

b. Penyeleksian Arsip;

c. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah;

d. Penilaian Arsip;

e. Permintaan Persetujuan;

f. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan

g. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip:

 

3. Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip pada Lembaga Kearsipan, dilakukan melalui tahapan:

a. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah;

b. Penilaian;

c. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis;

d. Verifikasi dan Persetujuan.

e. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan; dan

f. Pelaksanaan Serah Terima Arsip Statis.