Asas-Asas Kearsipan: Sentralisasi, Desentralisasi, dan Gabungan

Secara umum, asas kearsipan diartikan sebagai arsip yang merujuk pada suatu tempat yang akan digunakan untuk menyimpan file, berkas atau data. Dimana data/file tersebut disusun agar rapi, dan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu akan digunakan.

Tujuan Asas Kearsipan

Mungkin bagi sebagian orang memandang bahwa pengarsipan itu tidak penting. Namun dalam dunia kerja, pengarsipan sangat penting karena disanalah akan banyak hal yang bisa kita manfaatkan file dan data-datanya. Adapun tujuan kearsipan. 

1. Pemeliharaan  

Salah satu tujuan pengarsipan adalah memelihara file atau dokumen penting yang dimiliki oleh perusahaan/organisasi. Salah satu upaya menjaga dan mengatur secara teratur agar data tetap awet dalam waktu lama. 

2. Mudah Ditemukan Saat Dilakukan Pemanggilan Informasi 

Tujuan kearsipan yang tidak kalah penting adalah ketika data tersebut hendak digunakan atau di lihat, lebih mudah ditemukan. Apalagi jika pengarsipan sudah terintegrasi dengan teknologi, maka cukup tinggal memanggil informasi di pencarian komputer, maka komputer akan menunjukan dimana lokasi penyimpanannya. 

3. Efektivitas Waktu 

Jika perusahaan sudah banyak dan besar, pastinya ada banyak sekali file atau data yang disimpan. Meskipun file yang diarsipkan banyak, kita tidak perlu khawatir saat membutuhkannya. Karena file akan cepat ketemu, sehingga lebih efektif waktu. 

4. Menghemat Tempat Penyimpanan 

Pengarsipan yang tepat sudah pasti lebih menghemat tempat penyimpanan. Ini cocok buat perusahaan/kantor yang memiliki ruang yang terbatas. Meskipun terbatas, masih tetap menyimpan file data dengan rapi dan aman. 

5. Menjaga Kerahasiaan 

Tidak semua data atau file bisa dilihat oleh staf atau karyawan. Ada beberapa data/file yang hanya diketahui oleh beberapa orang saja. Nah, setidaknya dengan pengarsipan, efektif untuk menyembunyikan file-file rahasia. 

6. Menyelamatkan Pertanggungjawaban Tiap Periode

Tidak dapat dipungkiri jika pengarsipan memuat banyak sekali file penting yang berisi tentang pertanggungjawaban. Salah satu tujuan pengarsipan adalah menyelamatkan pertanggungjawaban, menyelamat kegiatan-kegiatan atau pelaksanaan yang telah direncanakan dan hendak direalisasikan.

Asas-Asas Kearsipan

Berikut ini penjelasan masing-masing asas dan setiap instansi bisa menerapkan salah satu dari asas yang ada.

1. Asas Sentralisasi 

Asas Sentralisasi merupakan asas yang memusatkan pada unit kerja sendiri di suatu bagian organisasi. Asas kearsipan sentralisasi menggunakan asas satu pintu untuk memudahkan dalam penelusuran arsip maupun dalam pengendaliannya. Dimana pengarsipan dilakukan secara terpusat, untuk meminimalisir terjadinya keseragaman sistem. Maksud dari pengarsipan satu pintu adalah, pengarsipan dalam tanggungjawab unit kearsipan dalam organisasi. 

2. Asas Desentralisasi

Sementara yang dimaksud dengan asas desentralisasi adalah pengelolaan surat yang masuk dan keluar diserahkan pada satuan organisasi. Dimana setiap unit kerja bertanggungjawab bisa melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian hingga pengiriman surat. Adapun kelebihannya, karyawan atau staf pun juga memiliki keterampilan dan pengetahuan dalam pengarsipan. 

3. Asas Kombinasi

Asas pengarsipan kombinasi disebut juga asas gabungan. Dimana pengarsipan dilakukan dengan menggabungkan keuntungan dua asas sentralisasi dan desentralisasi. Penggabungan keuntungan dari kedua asas kearsipan tersebut, diharapkan bisa meminimalisir terjadinya kelemahan dan kekurangan dari keduanya.